Crea tu primera factura electrónica en Adm Cloud

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Una factura electrónica es un documento digital que reemplaza a la factura en papel. Contiene la misma información que una factura física, pero se emite, almacena y transmite en un formato estándar reglamentado por la Dirección General de Impuestos Internos (DGII).

Para emitir facturas electrónicas es necesario que tengas contratado y habilitado este servicio en Adm Cloud, conoce los Pasos para habilitar tu facturación electrónica.

Índice
¿Cómo crear y firmar una factura?
Consulta el estado de emisión de tus facturas
Beneficios de facturar electrónicamente

¿Cómo crear y firmar una factura?

Una factura de venta, como todo documento fiscal electrónico debe ser firmada electrónicamente para que tenga validez ante la DGII. Para firmar tus facturas en Adm Cloud, puedes seguir estos pasos:

Dirígete al menú Transacciones > Ventas > "Facturas a crédito" o "Facturas al contado".
Haz clic sobre el botón Nueva.
Incluye la información de la transacción, asegurándote de completar los campos obligatorios resaltados en amarillo (Ej: Fecha, cliente, ubicación, términos, moneda).
Agrega los artículos o servicios vendidos, especificando los datos clave como:
🔹Descripción
🔹Cantidad
🔹Precio
🔹Impuestos
Presiona el botón Grabar para registrar la factura en el sistema.
Después de grabar la factura, estarás en la pantalla de consulta de la transacción. Haz clic en el botón Operaciones fiscales.
Selecciona la opción Firmado electrónico y confirma el mensaje que te aparece en pantalla.
Tras unos segundos, el documento será recibido y validado por la DGII. En Adm Cloud verás que su estado cambia a Documento Firmado Electrónicamente.

⚠️Importante: Una vez firmes una factura electrónica, no podrás borrarla ni editar su información. Si necesitas editarla, podrás asociarle una nota de crédito o una nota de débito según corresponda.

En el siguiente video puedes aprender a crear tu primera factura electrónica en Adm Cloud:

Consulta el estado de emisión de tus facturas

Puedes conocer el estado de tus facturas electrónicas desde el listado de tus facturas a crédito y/o al contado, y desde la pantalla de consulta de cada transacción. Los diferentes estados de las facturas electrónicas son:

🔹En espera
🔹Firmado electrónicamente (Aprobada)
🔹Rechazada

Consultar estado desde el listado de facturas

Para revisar el estado de tus facturas, accede al menú de la transacción (facturas al contado o facturas a crédito). Ubica en el listado la columna de "Firmado", si allí encuentras la etiqueta [E] quiere decir que la factura ya es electrónica y se encuentra aprobada (color verde), en espera (color amarillo) o rechazada (color rojo).

Observa:

💡 Tip: Si tienes habilitada facturación electrónica en Adm Cloud y no encuentras la columna "Firmado", puedes hacer clic en la opción Personalizar columnas y arrastrarla a la tabla.

En esta misma pantalla, puedes hacer clic sobre la variante Pendientes de Firmar, para conocer y gestionar todas las facturas que aún no haz firmado.

Consultar estado desde la transacción

También puedes verificar el estado de tus facturas desde su pantalla de consulta. Para ello, ingresa a Transacciones > Ventas > Facturas al contado o Facturas a crédito y haz clic sobre el número de la factura que deseas revisar. Si la factura ya fue firmada electrónicamente, verás su estado correspondiente. Si aún no ha sido firmada, encontrarás el botón Operaciones fiscales, desde donde podrás completar el proceso de firmado.

Beneficios de facturar electrónicamente

✓ Cumplimiento con las regulaciones fiscales.
✓ Agilidad en el proceso de facturación, evitando impresiones y papeleo.
✓ Reducción de costos administrativos asociados a la gestión manual de facturas.
✓ Seguridad y trazabilidad, gracias al respaldo digital y validación ante la autoridad fiscal.
✓ Facilidad de integración con otros módulos de Adm Cloud para centralizar la gestión de tu negocio.