La funcionalidad de activos fijos en Adm Cloud permite registrar y configurar en el sistema los diferentes bienes de la empresa, como muebles, maquinaria, equipos y edificaciones, con el fin de llevar un control detallado de su información, ubicación, responsables y depreciaciones.
A través de esta herramienta puedes centralizar la gestión de los activos fijos, facilitar su seguimiento y asegurar un manejo contable y financiero adecuado a lo largo de su vida útil.
Índice
¿Cómo crear un activo fijo?
1. Información general del activo
2. Sección de mantenimiento
3. Sección de finanzas y depreciación
4. Sección de contabilidad y archivos
5. Sección de archivos vinculados
💡Consideración importante sobre la compra de activos
Beneficios de la gestión de activos fijos en Adm Cloud
¿Cómo crear un activo fijo?
Para registrar un activo fijo en el sistema, dirígete a Maestras > Activos fijos > Activos fijos y haz clic en “Nuevo”. En el formulario de creación encontrarás cinco secciones para completar la información del activo:
1. Información general del activo
Desde esta sección podrás:
🔹Asignar un código y una descripción al activo.
🔹Agregar observaciones y cargar una foto para facilitar su identificación.
🔹Asignar el activo a una ubicación y/o departamento.
🔹Indicar si el activo es alquilado, seleccionando el proveedor correspondiente.
🔹Asignarlo a un empleado.
Puedes conocer todos los detalles sobre la asignación de responsable en tus activos fijos en el artículo Asigna activos fijos a tus colaboradores en Adm Cloud.
🔹Registrar información adicional como modelo y marca.
🔹Indicar si está asegurado, seleccionando la aseguradora, el monto asegurado y la fecha de expiración del seguro.
🔹Definir el estado del activo (en uso, en desuso, deteriorado, dado de baja, entre otros).
2. Sección de mantenimiento
Desde aquí podrás indicar si el activo requiere seguimiento o mantenimiento periódico. Además de:
🔹Marcar el activo como un equipo con mantenimiento.
🔹Asociarlo a un cliente, si aplica.
🔹Definir la unidad de lectura para el mantenimiento (horas, días, kilómetros recorridos, entre otros).
🔹Indicar si requiere lecturas en despachos de suministros.
🔹Configurar la geolocalización del activo ingresando la latitud y longitud. Puedes utilizar el botón “Obtener ubicación GPS” para capturar automáticamente la latitud y longitud desde la ubicación del usuario que registra el activo.
Puedes conocer más detalles sobre esta funcionalidad en el artículo Módulo de mantenimiento de equipos en Adm Cloud.
3. Sección de finanzas y depreciación
Desde aquí podrás configurar la información necesaria para el cálculo de la depreciación del activo:
🔹Categoría del activo: permite clasificar el activo según su tipo.
🔹Activo depreciable: indica si el activo será objeto de depreciación.
🔹Tipo de depreciación: línea recta o saldo decreciente.
🔹Porcentaje anual de depreciación o número de meses en los que se depreciará el activo.
🔹Valor de compra: corresponde al valor real pagado por el activo al momento de su adquisición.
🔹Valor inicial: es el valor a partir del cual se realizará el cálculo de la depreciación en el sistema; puede coincidir con el valor de compra o ajustarse en caso de activos ingresados posteriormente.
🔹Valor de salvamento: representa el valor estimado que tendrá el activo al finalizar su vida útil y que no será depreciado.
Estos valores son fundamentales para que Adm Cloud pueda calcular correctamente la depreciación periódica del activo según el método configurado.
4. Sección de contabilidad y archivos
Aquí podrás configurar las cuentas contables que se utilizarán para registrar la depreciación y el consumo de piezas.
Si no seleccionas cuentas específicas, el sistema asignará automáticamente las cuentas correspondientes desde tu catálogo contable al momento de registrar la depreciación.
5. Sección de archivos vinculados
Aquí podrás cargar archivos como facturas de compra, manuales, pólizas de seguro, especificaciones técnicas o soportes de mantenimiento, lo que facilita un mayor control y seguimiento.
Una vez completes la información necesaria, presiona “Grabar” para registrar el activo fijo en el sistema.
Beneficios de la gestión de activos fijos en Adm Cloud
✓ Control centralizado de todos los activos de la empresa✓ Seguimiento detallado de ubicación, responsables y estado
✓ Cálculo automático y preciso de la depreciación
✓ Mejor control contable y financiero de los activos
✓ Soporte documental y trazabilidad completa del ciclo de vida del activo