En Adm Cloud, las cuentas contables son la base para el correcto registro, control y análisis de todas las transacciones financieras. El sistema utiliza estas cuentas para generar automáticamente los movimientos contables asociados a operaciones como facturas, pagos, entradas de diario, inventarios y otros procesos clave del iERP.
Una configuración adecuada del catálogo de cuentas garantiza información financiera confiable, reportes precisos y una correcta integración entre los distintos módulos del sistema.
Índice
Catálogo de cuentas contables
Uso de las cuentas contables en el sistema
Enlaces contables y cuentas por defecto
Creación de una cuenta contable
Lógica para el uso de cuentas en las transacciones
Registro manual de entradas de diario
Cuentas auxiliares y conciliación con reportes
Buenas prácticas para cuentas contables
Catálogo de cuentas contables
Adm Cloud cuenta con un catálogo de cuentas contables totalmente personalizable, desde el cual se administran todas las cuentas utilizadas por el sistema.
Puedes acceder al catálogo desde Maestras > Contabilidad General > Catálogo de cuentas.
Si al momento de registrarte en Adm Cloud indicaste que el sistema creara un catálogo por defecto, en esta pantalla podrás visualizar las cuentas generadas automáticamente, así como:
🔹Crear nuevas cuentas contables
🔹Editar cuentas existentes
🔹Eliminar cuentas que no se utilicen
Cada vez que se registra una transacción contable desde una entrada de diario, es posible indicar manualmente las cuentas que se verán afectadas. En otros casos, como en las facturas de venta, el sistema genera los asientos contables de forma automática, siempre que las cuentas estén correctamente configuradas.
Uso de las cuentas contables en el sistema
Las cuentas contables se utilizan de forma transversal en distintos módulos de Adm Cloud, entre ellos:
🔹Artículos de inventario
🔹Transacciones de ventas
🔹Compras y pagos
🔹Movimientos de almacén
Esta integración asegura que todas las operaciones impacten correctamente la contabilidad y los estados financieros.
Enlaces contables y cuentas por defecto
Adm Cloud incluye la opción de enlaces contables que puedes configurar desde Configuración > Contabilidad > Enlaces contables. Con esta función puedes definir cuentas por defecto para distintos escenarios, como:
🔹Cuenta de ventas por defecto
🔹Cuenta de devoluciones
🔹Otras cuentas contables generales
Estas cuentas funcionan como valores predeterminados, pero no limitan la flexibilidad del sistema. Adm Cloud aplica una lógica de prioridad que permite mayor nivel de control, ya que por ejemplo:
🔹Cada artículo de inventario puede tener su propia cuenta contable
🔹Las líneas de negocio pueden contar con cuentas específicas
🔹El sistema siempre prioriza la configuración más específica antes de usar una cuenta por defecto
Puedes conocer más información sobre esta funcionalidad en el artículo Configura tus enlaces contables en Adm Cloud.
Creación de una cuenta contable
Para crear una cuenta contable puedes dirigirte a Maestras > Contabilidad General > Catálogo de cuentas y presionar el botón Nueva. Para crearla, es necesario definir al menos los siguientes campos:
🔹Código de la cuenta
🔹Descripción
🔹Clasificación contable
La clasificación contable cumple dos funciones principales:
- Agrupa las cuentas dentro de los reportes financieros
- Indica al sistema cómo debe tratar la cuenta dentro de las transacciones
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📝 Por ejemplo: ■ Una cuenta clasificada como Banco puede utilizarse en pagos y transacciones bancarias. ■ Una cuenta clasificada como Inventarios se utiliza en recepciones, despachos y transferencias de almacén. ■ Una cuenta clasificada como Ventas se aplica automáticamente en facturas a crédito Una cuenta de inventarios, por ejemplo, no podrá utilizarse para pagos, pero sí para operaciones relacionadas con mercancía. |
Observa un ejemplo de la creación de una cuenta contable para un banco:
Lógica para el uso de cuentas en las transacciones
Cuando se registra una transacción, por ejemplo, una factura a crédito, Adm Cloud sigue un orden lógico para determinar qué cuenta contable utilizar para el registro del ingreso por venta:
- Cuenta configurada directamente en la maestra del artículo, cliente.
- Cuenta configurada en la línea de negocio del artículo.
- Cuenta definida en los enlaces contables.
- Cuenta existente en el catálogo de cuentas.
- Si el sistema no encuentra una cuenta configurada, crea automáticamente una cuenta para no interrumpir la operación. Estas cuentas se identifican fácilmente porque aparecen sin código en el catálogo, permitiendo que el contador las edite posteriormente y asigne el código correcto.
| 💡Nota: El sistema realiza este análisis en todas tus transacciones para determinar las cuentas contables que usará según el relacionado (cliente o proveedor), impuestos, retenciones, subsidiarias, entre otras. |
Registro manual de entradas de diario
Adm Cloud permite registrar entradas de diario manuales de forma sencilla. Para ello puedes dirigirte a Transacciones > Contabilidad General > Entradas de diario y presionar el botón “Nueva”. Allí podrás:
- Indicar la fecha de la entrada
- Seleccionar la moneda
- Definir las cuentas a debitar y acreditar
Las entradas de diario pueden registrarse en distintas monedas, y el sistema reflejará correctamente el impacto contable según la moneda seleccionada.
En el siguiente artículo puedes conocer todos los detalles sobre Cómo crear y gestionar entradas de diario en Adm Cloud.
Cuentas auxiliares y conciliación con reportes
Al utilizar cuentas auxiliares, como cuentas por cobrar o cuentas por pagar, el sistema mantiene sincronía automática con los reportes correspondientes.
Si una entrada de diario se registra sin asociar un cliente o proveedor:
- El reporte mostrará un saldo no relacionado
- El movimiento podrá identificarse desde el detalle del reporte
Posteriormente, es posible editar la entrada de diario y asociarla al cliente o proveedor correspondiente. Al guardar los cambios, los reportes se actualizan automáticamente, evitando descuadres entre:
- Cuentas de control
- Cuentas auxiliares (cuentas por cobrar y por pagar)
Observa un ejemplo con una entrada de diario:
Buenas prácticas para cuentas contables
✓ Verifica que las cuentas contables estén correctamente clasificadas.
✓ Asigna cuentas específicas a artículos y líneas de negocio cuando aplique.
✓ Revisa periódicamente el catálogo para identificar cuentas creadas automáticamente.
✓ Asegura que las cuentas auxiliares estén correctamente vinculadas a clientes o proveedores.