En este artículo se explica cómo configurar correctamente los conceptos de beneficios y descuentos de nómina en Adm Cloud, los cuales determinan los ingresos, deducciones y aportes que afectan el cálculo y el registro contable de la nómina.
Acceso a los conceptos de beneficios y descuentos
Los conceptos de beneficios y descuentos se administran desde Maestras > Nómina > Conceptos de Beneficios/Descuentos.
Estos conceptos representan las razones por las cuales se paga dinero y se descuenta un monto al empleado en una nómina. Además, de los que representan aportes y provisiones para la empresa.
Conceptos sugeridos por el sistema
Al crear una empresa por primera vez, Adm Cloud te sugiere automáticamente conceptos de beneficios y descuentos de uso común, y podrás:
🔹Eliminar conceptos que no apliquen a tu empresa.
🔹Crear conceptos personalizados según tus necesidades.
Tipos de conceptos de beneficios y descuentos
Adm Cloud clasifica los conceptos en cuatro tipos principales:
- Ingresos: Dinero que recibe el empleado (salario, comisiones, incentivos).
- Descuentos: Montos que reducen el pago del empleado (impuestos, seguros, pensiones).
- Aportes de la empresa: Pagos asumidos por la empresa que no se descuentan al empleado y representan un gasto adicional.
- Provisiones: Permiten acumular montos para pagos futuros, como el salario 13 o aguinaldo.
Creación de un nuevo concepto
Desde la pantalla de tus conceptos y beneficios de nómina puedes crear los que necesites siguiendo estos:
Haz clic en el botón "Nuevo"
Completa los siguientes campos:
🔹Código del concepto
🔹Descripción
🔹Nota (opcional)
🔹Tipo de concepto (definido por el sistema)
| 💡 Importante: El tipo de concepto no puede modificarse, ya que determina cómo el sistema calcula y trata el valor en la nómina. |
Si un concepto no encaja exactamente en una categoría específica, puede agruparse como:
🔹Otros beneficios gravados o no gravados
🔹Descuentos gravados o no gravados
Métodos de cálculo de los conceptos
Monto fijo
🔹No requiere cálculo automático.
🔹El valor se indica manualmente en el contrato o en la nómina.
🔹Comúnmente usado para el salario base.
Porcentaje sobre otro concepto
🔹Se calcula automáticamente como un porcentaje de otro concepto.
🔹Ejemplo: impuesto del 5 % sobre el salario base.
Permite definir:
🔹Porcentaje
🔹Monto mínimo
🔹Monto máximo
El sistema ajusta el valor si el cálculo excede los límites definidos.
Fórmula
🔹Permite crear cálculos avanzados usando fórmulas.
🔹Se pueden utilizar operaciones matemáticas y variables del sistema.
🔹Ideal para conceptos como el impuesto sobre la renta.
Inclusión automática en empleados
Un concepto puede marcarse como incluido para todos los empleados.
Cuando esta opción está activa, el concepto se aplicará automáticamente en todas las nóminas, incluso si no está definido explícitamente en el contrato del empleado.
Ejemplos de conceptos configurados
Seguro de salud
🔹Cálculo automático por porcentaje del salario.
🔹Límites mínimos y máximos.
🔹Uso de cuentas contables específicas.
Impuesto sobre la renta
🔹Cálculo mediante fórmula.
🔹Lógica avanzada y flexible según la legislación vigente.
Inclusión de conceptos en contratos de nómina
Los conceptos pueden aplicarse a los empleados de dos formas:
- Marcándolos como incluidos para todos los empleados.
- Agregándolos manualmente en el contrato de nómina.
De esta forma también puedes definir en el contrato los descuentos que paga el empleado y los aportes que paga la empresa.
Generación de la nómina
Al generar una nómina se deben indicar:
🔹Moneda
🔹Contratos de trabajo
🔹Fecha de cálculo
El sistema procesa la nómina y muestra el progreso. Al finalizar, se puede consultar el detalle, donde se visualiza:
🔹Total de ingresos
🔹Total de descuentos
🔹Neto a pagar
🔹Aportes de la empresa
💡 Puedes aprender a generar tu nómina en el artículo Genera tu primera nómina en Adm Cloud.
Impacto contable de la nómina
Desde la nómina generada es posible acceder a la opción Ver entrada de diario, donde se refleja:
🔹Gasto por salarios
🔹Aportes patronales
🔹Neto pagado al empleado
🔹Retenciones por pagar a entidades gubernamentales
Esto permite visualizar claramente el impacto contable completo de la nómina en la empresa.