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El reporte de Gestión de Cobros centraliza la información que necesitas para hacer seguimiento a tus cuentas por cobrar, identificar los documentos pendientes de pago y llevar un registro organizado de las gestiones realizadas con cada cliente.
Índice
¿Cómo acceder al reporte?
Top 20 de clientes con saldo
Documentos pendientes de cobro
Opciones de ordenamiento
Acciones disponibles en el listado
Paneles de detalle de cada documento
1. Detalle del documento
2. Información de contacto del cliente
3. Nuevo comentario
4. Comentarios
Beneficios del reporte de gestión de cobros
¿Cómo acceder al reporte?
Dirígete a Reportes > Cobros > Gestión de cobros. Allí encontrarás diferentes paneles con información asociada a la cartera de tus clientes.
Top 20 de clientes con saldo
Este panel muestra una gráfica de barras horizontal con los 20 clientes que más te deben, organizados de forma descendente según el monto pendiente. Si tienes menos de 20 clientes con saldo, el gráfico mostrará únicamente los que correspondan.
Al posarte sobre cada barra podrás conocer el monto total que te debe ese cliente.
Documentos pendientes de cobro
El panel llamado Documentos muestra el listado de transacciones disponibles para gestión de cobro, ya sea porque se encuentran vencidas o porque aún estás a tiempo de hacer una gestión anticipada.
La tabla incluye las siguientes columnas:
🔹Documento: número del documento y tipo de transacción
🔹Cliente: nombre del cliente
🔹Fecha de expiración: fecha de vencimiento del pago establecida al registrar la transacción
🔹Balance: monto pendiente de pago de ese documento
Opciones de ordenamiento
Sobre la tabla encontrarás la opción Ordenar por, que te permite organizar el listado según tus necesidades:
🔹Antigüedad: ordena los documentos de la fecha de expiración más antigua a la más reciente
🔹Monto: ordena los documentos del balance más alto al más bajo
🔹Cliente: ordena el listado en orden alfabético por nombre de cliente
🔹Último comentario: ordena según la fecha del último comentario registrado en la gestión de cobro
Acciones disponibles en el listado
🔹Sobre el listado encontrarás un campo para filtrarlo por un cliente específico. Allí podrás escribir una parte de su nombre o indicarlo por completo y el listado se irá filtrando a medida que reconozca que el nombre del cliente contiene lo que indicas.
🔹Haz clic sobre el número del documento para consultar la pantalla completa con todos los detalles de esa transacción
🔹Haz clic sobre cualquier otra parte de la línea del documento para seleccionarlo y activar los paneles de detalle que se describen en la siguiente sección
Paneles de detalle de cada documento
Al hacer clic sobre una parte de la línea de un documento diferente a su número, el documento se seleccionará y se habilitarán los siguientes paneles con información adicional:
1. Detalle del documento:
Este panel muestra la información completa del documento seleccionado:
■ Número y tipo de documento
■ Fecha de registro en el sistema
■ Fecha de expiración
■ Términos de pago
■ Moneda
■ Monto
■ Referencia
■ Observaciones
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📤En la parte superior derecha de este panel encontrarás el botón Correo de cobro. Al presionarlo se desplegará un nuevo panel desde el que podrás configurar y enviar un correo directamente a tu cliente: 🔹Para: correo del destinatario. Para incluir más de uno, sepáralos con punto y coma (;) Para agilizar la redacción del mensaje, podrás usar las opciones inteligentes que se muestran bajo el campo de mensaje: Correo de cobro, reescribir con tono profesional, reescribir con tono amigable, hacer más corto. Una vez tengas el mensaje listo y los destinatarios configurados, presiona Enviar para compartir el correo. |
2. Información de contacto del cliente:
Este panel incluye los datos de contacto del cliente asociado al documento seleccionado:
■ Teléfono
■ Teléfono móvil
■ E-mail
■ Contactos del cliente con acceso a cuentas por cobrar en el portal de clientes y la opción de crear nuevos con el botón "Agregar contacto"
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📤En la parte superior derecha de este panel encontrarás el botón Enviar estado de cuenta. Al presionarlo se abrirá una ventana desde la que podrás configurar el envío del estado de cuenta por correo: 🔹Título: asunto del correo Antes de enviar, puedes marcar la opción Enviar solo a mí para recibir una copia de prueba del correo que recibirá tu cliente. Si deseas enviarlo directamente al cliente, deja esta opción desmarcada. Una vez configures el asunto y el mensaje, presiona Enviar. |
3. Nuevo comentario:
Desde este panel puedes agregar comentarios que acompañen y soporten las gestiones realizadas durante el proceso de cobro. Una vez redactes tu comentario, presiona el botón Agregar comentario para guardarlo.
A partir de ese momento quedará visible en la sección Comentarios cada vez que selecciones ese documento en el listado.
4. Comentarios:
Muestra el historial completo de comentarios registrados por ti y los demás usuarios de tu cuenta durante la gestión de cobro de ese documento. Para cada comentario se muestra:
■ Fecha del comentario
■ Usuario que lo registró
■ Mensaje del comentario
| 💡Los comentarios que hayas dejado con tu usuario tendrán disponible una opción para editar el mensaje directamente desde este panel. |
Beneficios del reporte de Gestión de Cobros
✓ Identificas rápidamente los clientes con mayor deuda pendiente.
✓ Priorizas tu gestión de cobros ordenando los documentos por monto, antigüedad o cliente.
✓ Accedes a la información de contacto del cliente sin salir del reporte.
✓ Llevas un registro organizado de las gestiones realizadas con cada documento.
✓ Facilitas el trabajo en equipo al dejar comentarios visibles para todos los usuarios de tu cuenta.