La funcionalidad de tomas físicas en Adm Cloud permite registrar las cantidades reales obtenidas durante conteos físicos de inventario y comparar esta información con las existencias registradas en el sistema.
A partir de esta comparación, el sistema genera automáticamente los ajustes necesarios para reflejar las variaciones detectadas, asegurando que el inventario y la contabilidad mantengan información precisa y confiable.
Índice
Recomendación previa a una toma
Registro de una toma física
Autorización, ajustes y consulta de una toma
Análisis por artículo posterior a una toma
Beneficios de las tomas físicas de inventario
Recomendación previa a una toma
Antes de realizar una toma física de inventario, se recomienda generar un reporte de existencias para conocer las cantidades registradas en el sistema.
Puedes utilizar reportes como:
🔹Existencia
🔹Existencia por ubicación
🔹Existencia detallada
🔹Disponibilidad
Para generarlos, dirígete a Reportes > Inventario > Existencia, y selecciona la variante que mejor se adapte a tu necesidad.
Registro de una toma física
Para registrar una nueva toma física en el sistema, sigue estos pasos:
- Dirígete a Transacciones > Inventarios > Tomas físicas.
- Haz clic en el botón “Nueva”.
- Completa los datos generales de la toma, tales como:
■ Número
■ Fecha
■ Referencia
■ Ubicación
■ Observaciones (por ejemplo, responsable del conteo o notas relevantes) - Selecciona en el campo “Cuenta de ajuste” la cuenta contable que se utilizará para registrar el ajuste generado por las diferencias encontradas. Si lo dejas vacío, el sistema asociará la que considere más apropiada para este fin.
- En la parte inferior del formulario:
■ Selecciona los artículos incluidos en el conteo.
■ Indica la cantidad contada físicamente.
■ Confirma la unidad de medida, si el artículo maneja más de una. - Carga archivos de soporte, como documentos, planillas o imágenes del conteo físico.
- Presiona “Grabar” para guardar la toma en el sistema.
Autorización, ajustes y consulta de una toma
🔹Una vez guardada la toma física, es necesario que un usuario con privilegios la autorice desde el botón "Autorizar y aplicar" que aparece en la pantalla de consulta de la toma.
🔹Una vez autorizada, Adm Cloud inicia automáticamente el proceso de comparación entre el conteo físico y las existencias del sistema.
Este proceso se ejecuta en segundo plano y podrás visualizar su avance desde la pantalla de procesos en ejecución.
🔹Al finalizar el proceso, podrás:
- Ingresar nuevamente a Transacciones > Inventarios > Tomas físicas.
- Ubicar la toma registrada en el listado.
- Hacer clic sobre el número de la toma para acceder a su pantalla de consulta.
En la pantalla de consulta podrás revisar:
■ Los artículos incluidos en la toma.
■ La cantidad contada físicamente.
■ La cantidad ajustada en el sistema.
■ La entrada de diario generada por el ajuste.
Desde los botones superiores también podrás editar, duplicar, imprimir, eliminar, anular la toma o consultar directamente su entrada de diario.
Análisis por artículo posterior a una toma
Desde la pantalla de consulta de la toma física, puedes hacer clic sobre el código del artículo para acceder directamente a su maestra. También puedes ingresar a ella desde Maestras > Inventarios > Artículos.
Dentro de la maestra del artículo tendrás disponible:
🔹El reporte de Existencia, para validar las cantidades después del ajuste.
🔹El botón de Movimientos, desde donde podrás consultar todas las transacciones asociadas al artículo, incluyendo el ajuste generado por la toma física.
Beneficios de las tomas físicas de inventario
✓ Refleja las existencias reales del inventario de forma confiable✓ Automatiza los ajustes por diferencias detectadas en conteos físicos
✓ Mantiene coherencia entre inventario y contabilidad
✓ Facilita auditorías y controles internos
✓ Permite documentar y respaldar los procesos de conteo