Los documentos que se entregan a clientes, proveedores y terceros, como facturas, órdenes de compra o recibos, son parte fundamental de la imagen corporativa de toda empresa. Adm Cloud permite personalizar estos formatos de impresión con un alto nivel de control mediante código HTML, adaptando tanto el diseño visual como el contenido según las necesidades del negocio.
Índice
Formatos de impresión nativos
Configuración básica sin programación
Acceso a la configuración de formatos de impresión
Creación de formatos de impresión personalizados
Edición del código HTML
Diccionario de datos
Uso de los formatos personalizados
Configuración de los formatos predeterminados
Documentos que pueden personalizarse
Permisos requeridos
Beneficios de la personalización de formatos
Formatos de impresión nativos
Adm Cloud incluye múltiples formatos de impresión predefinidos para cada tipo de documento. Es común que un mismo documento cuente con hasta cuatro formatos estándar, permitiendo seleccionar el que mejor se ajuste a cada escenario.
Estos formatos nativos suelen incluir elementos como:
🔹Logo de la empresa
🔹Información general de la compañía
🔹Datos del cliente o proveedor
🔹Detalle de productos o servicios
🔹Subtotales y totales
🔹Términos y condiciones
Estos formatos pueden utilizarse tal como vienen por defecto o crear nuevos formatos con las plantillas base sugeridas para cada transacción.
Configuración básica sin programación
Antes de realizar personalizaciones avanzadas, es importante destacar que información básica como el logo de la empresa y los datos generales puede configurarse sin necesidad de programación.
Puedes aprender cómo agregar tus datos en el artículo Configura la información de tu empresa en Adm Cloud.
Sin embargo, cuando se requiere mayor control sobre el diseño, el contenido o el comportamiento de la impresión, es necesario utilizar el sistema de formatos de impresión personalizados.
Acceso a la configuración de formatos de impresión
Puedes crear o editar formatos personalizados desde la pantalla Configuración > Personalización > Formatos de impresión de documentos. Desde allí podrás crear nuevos formatos o editar los existentes.
Creación de formatos de impresión personalizados
Adm Cloud ofrece plantillas estándar para una amplia variedad de documentos. Al crear un formato personalizado, el proceso general es el siguiente:
- Accede a Configuración > Personalización > Formatos de impresión de documentos.
- Haz clic en el botón “Nuevo desde plantilla”.
- Selecciona el tipo de documento al que aplicará el formato (por ejemplo, factura a crédito).
- Asigna un nombre descriptivo al formato (por ejemplo, Factura crédito 2).
- Define las márgenes e indica si se imprimirá como PDF.
- Visualiza el código HTML generado por el sistema en la sección “Formato HTML” y realiza las modificaciones necesarias.
- Presiona el botón “Grabar” para guardar el formato.
Edición del código HTML
El código HTML puede ser editado por cualquier persona con conocimientos básicos en este lenguaje y con los permisos necesarios. A través de él es posible controlar múltiples aspectos del documento, tales como:
🔹Textos: títulos, etiquetas y descripciones
🔹Colores: paleta visual del documento
🔹Posicionamiento: ubicación de los elementos
🔹Diseño: estructura visual completa
🔹Idioma: traducción total del documento
🔹Variables: consulta, uso y consumo de las diferentes variables asociadas a la transacción
Diccionario de datos
Para personalizar el código HTML de un formato, puedes apoyarte en el Diccionario de datos, el cual muestra los nombres de los campos disponibles y permite identificar qué información puede insertarse directamente en el formato de impresión.
En caso de que el dato requerido no se encuentre disponible en el diccionario, el sistema permite utilizar consultas SQL para acceder a la base de datos y obtener información adicional usando la función de "Fuente de datos". Estas consultas pueden integrarse en el HTML del formato, lo que habilita la inclusión de datos personalizados y la creación de formatos o reportes con un mayor nivel de detalle.
Uso de los formatos personalizados
Una vez creados, los formatos personalizados están disponibles automáticamente en los documentos correspondientes. Al hacer clic en el botón Imprimir, el sistema muestra un menú desplegable con:
🔹El formato predeterminado configurado en el sistema
🔹Todos los formatos personalizados creados
Solo debes seleccionar el formato deseado y el sistema generará el documento con la personalización aplicada.
| 💡 Nota: La primera vez que se imprime un formato personalizado puede tomar algunos segundos adicionales. Las impresiones posteriores serán más rápidas. |
Configuración de los formatos predeterminados
Si cuentas con formatos de impresión personalizados, Adm Cloud te permite definir cuál de ellos se utilizará por defecto al momento de imprimir cada tipo de transacción.
Esta configuración se realiza desde el menú Configuración > Personalización > Formatos de impresión por defecto, donde puedes seleccionar, para cada documento (facturas, pedidos, cotizaciones, entre otros), el formato que se mostrará automáticamente como predeterminado al imprimir.
En caso de no asignar un formato como predeterminado para una transacción específica, el sistema utilizará el formato configurado en la sección Formato de impresión nativo, ubicada en Configuración > Administración > Información de la empresa.
De esta manera, la opción “Formato predeterminado” que se muestra al imprimir una transacción siempre hace referencia al formato que el sistema ha definido automáticamente según estas configuraciones, ya sea un formato personalizado o el formato nativo de tu empresa.
Documentos que pueden personalizarse
La personalización de formatos aplica a una amplia variedad de documentos, entre ellos:
🔹Facturas
🔹Notas de crédito
🔹Devoluciones
🔹Estados de cuenta
🔹Recibos de ingreso
🔹Cotizaciones
🔹Pedidos
🔹Órdenes de compra
🔹Cheques
🔹Volantes de pago
🔹Otros documentos del sistema
Cada documento puede contar con múltiples formatos personalizados según la necesidad. En caso de requerir apoyo técnico, el equipo de soporte de Adm Cloud puede orientar o asistir en configuraciones más complejas.
Permisos requeridos
Para crear formatos de impresión personalizados es necesario que tu grupo de usuario tenga habilitados permisos en los privilegios de Configuración y Personalización que hace parte del módulo de Administración.
Beneficios de la personalización de formatos
✓ Refuerza la identidad visual de la empresa
✓ Permite cumplir requisitos legales o normativos
✓ Facilita la generación de documentos en varios idiomas
✓ Mejora la presentación profesional ante terceros
✓ Ofrece flexibilidad para distintos escenarios de negocio
✓ Brinda control total sobre diseño y contenido
✓ Reduce la dependencia de herramientas externas