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La importación de documentos es un mecanismo diseñado para simplificar el registro de facturas de proveedores y otros comprobantes de compra. A través de esta opción, los usuarios de tu cuenta podrán cargar archivos o imágenes desde su equipo, o enviarlos directamente al buzón de Adm Cloud. Estos documentos se colocarán en una cola de procesamiento, lista para que el mismo usuario o el departamento de contabilidad los gestione fácilmente.
¿Cómo importar documentos en Adm Cloud?
Puedes acceder a esta funcionalidad por el menú Transacciones > Compras > Importación de documentos. Una vez allí, tendrás dos maneras para importar tus documentos de compra:
1. Con archivos adjuntos:
- Puedes subir uno o varios archivos al timpo desde tu computadora usando el botón “Cargar archivo” y se incluirán en la sección de archivos cargados en esta misma pantalla.
- Al dar clic en el botón "Registrar", podrás indicar a qué comprobante corresponde. Adm Cloud analizará el documento y completará automáticamente los campos mediante el reconocimiento inteligente. Verás en pantalla la imagen del comprobante junto al formulario con la información ya diligenciada para tu revisión.
También puedes enviar archivos a receipts@admcloud.net para gestionarlos de la misma forma en esta pantalla. Los archivos que envíes a este buzón se le mostrarán al usuario del correo que los envía y a los que incluya como copia.
2. A través de comprobantes recibidos:
- En la misma pantalla de importación, encontrarás la sección “Comprobantes electrónicos recibidos”. Allí verás un listado con los comprobantes electrónicos que aún no están registrados en Adm Cloud y que te fueron emitidos por personas o empresas habilitadas en la DGII.
- Podrás registrarlos con un solo clic en la opción “Registrar”, indicando si corresponden a una factura de proveedor, un informe de gasto o una compra con recepción.
Beneficios de importar tus documentos
✓ Agiliza el trabajo del área contable al consolidar todos los comprobantes en una pantalla simplificada.
✓ Ofrece la posibilidad a tus empleados de registrar de manera más fácil y rápida sus informes de gastos.
✓ Disminuye el riesgo de que un comprobante no se registre o se digite con errores.