La funcionalidad de informes de gastos en Adm Cloud permite registrar y gestionar las compras menores realizadas por tus empleados o desde una cuenta de efectivo (generalmente una caja chica), facilitando el control de estos gastos y el correcto proceso de reembolso. A través de esta herramienta puedes centralizar la información de los gastos, asociar soportes, definir las cuentas contables correspondientes y llevar un seguimiento claro de los montos pendientes y reembolsados.
¿Cómo registrar un informe de gastos?
Para registrar un informe de gastos, dirígete a Transacciones > Compras > Informes de gastos. Una vez allí, tendrás dos opciones para crear el registro usando los botones “Nuevo” o “Nuevo desde archivo”.
1. Crear un informe de gastos manualmente
Al hacer clic en el botón “Nuevo”, accederás al formulario donde podrás indicar si se reembolsará a un empleado o si se usó una cuenta de efectivo (Ej.: caja chica) para el pago, y completar la información general del informe, incluyendo datos como número, fecha, número de factura o documento de referencia, persona a quien se le realizará el reembolso, proveedor, cuenta de reembolso, moneda, entre otros.
| 💡 Importante: La cuenta seleccionada en el campo “Cuenta de reembolsos” será la que el sistema acreditará automáticamente al guardar el informe y será la misma que se utilizará al momento de realizar el pago del reembolso. |
En la parte inferior del formulario encontrarás tres pestañas para detallar el informe:
🔹Artículos y servicios: permite seleccionar artículos y/o servicios creados en el sistema que hayan sido adquiridos mediante caja chica o por el empleado a reembolsar.
🔹Cuentas: permite asociar directamente las cuentas contables relacionadas con los gastos incluidos en el informe.
🔹Archivos: permite cargar documentos de soporte como facturas, recibos, autorizaciones o informes detallados de los gastos.
Una vez completada la información, finaliza el proceso haciendo clic en “Grabar”.
Observa un ejemplo:
2. Crear un informe de gastos desde un archivo
Al seleccionar “Nuevo desde archivo”, podrás cargar una imagen o documento que contenga el detalle del informe de gastos. Adm Cloud analizará el archivo e intentará reconocer automáticamente la información para completarla en el formulario.
Luego de revisar, ajustar o completar los datos identificados, puedes finalizar presionando “Grabar” para registrar el informe en el sistema.
Puedes conocer más detalles de esta funcionalidad en el artículo Reconocimiento y registro de documentos con Inteligencia Artificial.
¿Cómo registrar el reembolso de un informe de gastos?
Para realizar el reembolso, dirígete nuevamente a Transacciones > Compras > Informes de gastos, ubica el informe correspondiente en el listado usando los filtros o el campo de búsqueda rápida y haz clic sobre su número para consultarlo.
Desde la pantalla de consulta, presiona el botón “Pagar”. Accederás al formulario de pago donde podrás completar información como la fecha del reembolso, la cuenta bancaria desde la cual se realizará el pago, el tipo de pago y otros datos relevantes.
En las líneas de detalle se mostrará por defecto el documento del informe, el balance pendiente por reembolsar y los campos para que indiques descuentos, retenciones (si aplican) y el monto pagado. Una vez confirmada la información, presiona “Grabar” para registrar el reembolso en el sistema.
Beneficios de los informes de gastos
✓ Facilita el control de gastos menores y caja chica
✓ Centraliza soportes y documentos de respaldo
✓ Automatiza el proceso de reembolso
✓ Mejora la trazabilidad y el control contable
✓ Reduce errores manuales en el registro de gastos menores