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Planes con esta funcionalidad disponible: ■ Plan Enterprise (con módulo de Servicio activo) |
La funcionalidad de solicitudes de servicio en Adm Cloud permite llevar un control organizado y centralizado de las solicitudes que realizan tus clientes, ya sea por servicios complementarios que ofrece tu empresa o por requerimientos asociados a garantías de artículos o servicios vendidos. Esta herramienta facilita el registro, seguimiento y atención de cada solicitud, asegurando una gestión eficiente y una mejor experiencia para el cliente.
Índice
¿Cómo crear una solicitud de servicio?
Crear una solicitud de servicio desde Adm Cloud
Crear solicitudes desde el portal de clientes
Variantes del listado de solicitudes
Gestión de una solicitud de servicio
Beneficios de las solicitudes de servicio
¿Cómo crear una solicitud de servicio?
En Adm Cloud existen dos formas de crear una solicitud de servicio: desde el sistema o directamente desde el portal de clientes.
Crear una solicitud de servicio desde Adm Cloud
Para registrar una nueva solicitud desde el sistema, puedes seguir estos pasos:
- Dirígete a Transacciones > Servicio > Solicitudes de servicio sin asignar.
- Haz clic en el botón “Nueva”.
- Completa el formulario con la información de la solicitud, entre la que se incluye:
■ Número y fecha de la solicitud
■ Duración estimada del servicio (campos Desde y Hasta)
■ Referencia y descripción corta
■ Cliente asociado
■ Opción para mostrar u ocultar la solicitud en el portal de clientes
■ Contacto que realiza la solicitud (Solicitado por)
■ Ubicación
■ Estimación en horas
■ Prioridad indicada por el cliente y prioridad interna (urgente, alta, media o baja)
■ Indicación de si corresponde a garantía o servicio facturable
■ Descripción detallada en el campo Solicitud
■ Observaciones internas
■ Moneda y monto estimado
■ Asociación a proyectos, transacciones, equipos o etiquetas
■ Carga de archivos de soporte
Asegúrate de completar al menos los campos obligatorios resaltados en amarillo, tales como fecha, cliente, solicitado por, prioridad y descripción en el campo “Solicitud”. - Finaliza presionando “Grabar” o “Grabar y enviar por correo” para notificar al cliente.
Crear solicitudes desde el portal de clientes
Los clientes también pueden crear solicitudes de servicio directamente desde su portal de clientes, siempre que el contacto asociado tenga habilitado el acceso a este portal. Para ello puede seguir estos pasos:
- El cliente ingresa a Adm Cloud con el rol Portal de clientes.
- Ubica la sección Servicio y selecciona Nueva solicitud de servicio.
- Indica el tipo de solicitud, agrega la descripción y carga archivos o imágenes de soporte.
- Presiona “Grabar” para registrar la solicitud.
Una vez creada, el cliente recibirá un correo de confirmación y la empresa será notificada para iniciar la gestión desde Adm Cloud.
Variantes del listado de solicitudes
Al ingresar al listado de tus solicitudes de servicio, tendrás disponibles diferentes opciones de visualización y consulta. Podrás filtrar las solicitudes por estado, consultor, encargado, entre otros criterios.
Entre las variantes disponibles encontrarás:
🔹Pendientes de asignación: Muestra las solicitudes que aún no tienen un responsable asignado, facilitando su distribución.
🔹Tablero Kanban: Visualiza las solicitudes organizadas por estado en un formato de tablero, ideal para gestionar el flujo de trabajo.
🔹En proceso: Permite consultar las solicitudes que ya están siendo atendidas.
🔹Listado con último contacto: Muestra las solicitudes junto con la fecha del último contacto, ayudándote a dar seguimiento oportuno.
🔹Resumen por estado: Presenta un consolidado de solicitudes agrupadas según su estado actual.
🔹Resumen por encargado: Agrupa las solicitudes según la persona responsable de su gestión.
🔹Planificador: Permite organizar y visualizar las solicitudes en función de fechas y programación de actividades.
🔹Resumen por consultor: Muestra las solicitudes agrupadas por consultor, facilitando el análisis de carga de trabajo.
Gestión de una solicitud de servicio
Desde la pantalla de consulta de una solicitud podrás gestionarla utilizando los botones disponibles en la parte superior:
🔹Editar: Modificar la información de la solicitud.
🔹Duplicar: Crear una nueva solicitud basada en la información existente.
🔹Imprimir: Generar una versión impresa o en PDF de la solicitud.
🔹Cambiar estado: Actualizar el estado (cancelada, completada, en pausa, entregada, entre otros).
🔹Cambiar prioridad: Ajustar la prioridad del cliente o la prioridad interna.
🔹Programar: Definir fechas y agenda para la atención del servicio.
🔹Cambiar consultor: Designar el consultor responsable del servicio.
🔹Cambiar encargado: Definir el encargado interno de la solicitud.
🔹Acciones: Crear directamente una orden de servicio, una cotización o una requisición de materiales a partir de la solicitud.
🔹Eliminar: Borrar la solicitud del sistema.
🔹Anular: Dejar la solicitud en estado anulada sin eliminar su historial.
Beneficios de las solicitudes de servicio
✓ Centraliza todas las solicitudes de tus clientes en un solo lugar✓ Mejora el seguimiento y cumplimiento de compromisos de servicio
✓ Facilita la gestión de garantías y servicios facturables
✓ Permite priorizar y asignar responsables de forma clara
✓ Optimiza la comunicación entre la empresa y el cliente