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Las solicitudes de compra en Adm Cloud permiten a las personas de tu empresa registrar sus requerimientos internos de productos o servicios de manera organizada.
Esta funcionalidad es el primer paso del proceso de compras, ayudando a centralizar las necesidades de cada departamento, optimizar la gestión de inventarios y garantizar que las adquisiciones se realicen de forma controlada y eficiente.
Índice
¿Cómo registrar una solicitud de compra?
Creación de solicitudes desde el Portal de Staff
Seguimiento y gestión de solicitudes registradas
Beneficios de gestionar solicitudes de compra
¿Cómo registrar una solicitud de compra?
Las solicitudes pueden ser creadas por cualquier usuario de la empresa siguiendo estos pasos:
- Dirígete al menú Transacciones > Compras > Solicitudes de compra.
- Haz clic en el botón Nueva.
- Completa la información de la solicitud, asegurándote de llenar los campos obligatorios resaltados en amarillo, como:
■ Fecha: día en que se realiza la solicitud.
■ Ubicación: lugar donde se requiere el material o servicio.
■ Solicitado por: persona o departamento que realiza la solicitud.
■ Prioridad: nivel de urgencia (baja, media o alta). - Agrega los artículos o servicios que necesitas adquirir, indicando cantidades, descripciones y observaciones si es necesario.
- Haz clic en Grabar para registrar la solicitud.
| 💡Nota: Al crear una solicitud de compra puedes seleccionar un Analista de compras, quien será responsable de gestionar todo el proceso asociado y aparecerá como responsable en los reportes. |
Creación de solicitudes desde el Portal de Staff
Tus colaboradores también pueden generar solicitudes directamente desde el Portal de Staff, en el menú "Solicitudes de compra", lo que facilita el proceso de requerimientos internos sin depender del acceso directo al sistema principal.
Seguimiento y gestión de solicitudes registradas
Puedes consultar y gestionar tus solicitudes registradas en Adm Cloud siguiendo la ruta Transacciones > Compras > Solicitudes de compra.
Desde esa pantalla, podrás acceder a un listado completo con todas las solicitudes creadas con variantes de listados para facilitar su seguimiento y control.
Tipos de variantes de listado
■ Todas las solicitudes: Muestra el listado completo de las solicitudes registradas, sin importar su estado actual.
■ Pendientes de autorización: Agrupa las solicitudes que aún no han sido aprobadas por la persona encargada o el departamento de compras. Desde este mismo listado se pueden autorizar las solicitudes con un clic para agilizar el flujo de aprobación.
■ En proceso: Muestra las solicitudes que todavía no se han marcado como completadas, permitiendo monitorear su avance.
Gestión de solicitudes
Puedes ingresar al detalle de una solicitud presionando su número en el listado, allí visualizarás toda la información del requerimiento. Además, podrás crear una orden de compra o una cotización con base en esta solicitud y actualizar su estado operativo según el avance del proceso. Los estados disponibles son:
■ Pendiente: cuando la solicitud ha sido creada, pero aún no se ha iniciado el proceso de compra.
■ En proceso: cuando el departamento de compras ha comenzado la gestión del requerimiento.
■ Completada: cuando la solicitud ha sido atendida en su totalidad, sea porque se realizó o porque se rechazó.
Beneficios de gestionar solicitudes de compra
✓ Consolida en un solo lugar todas las solicitudes de los diferentes departamentos de tu empresa.
✓ Facilita el seguimiento del estado de cada solicitud desde su registro hasta su aprobación o conversión en orden de compra.
✓ Permite establecer niveles de autorización y priorizar compras según su urgencia o presupuesto disponible.