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Una factura al contado es un documento comercial que registra la venta de productos o servicios cuyo pago se realiza en el mismo momento de la transacción. En Adm Cloud, esta funcionalidad te permite gestionar y consultar fácilmente las facturas pagadas al instante, integrando automáticamente el movimiento en tu contabilidad y facilitando el control de caja o bancos.
Cómo registrar una factura a crédito
Para crear una factura de venta al contado, puedes seguir estos pasos:
- Dirígete al menú Transacciones > Ventas > Facturas al contado.
- Haz clic sobre el botón Nueva.
- Incluye la información de la transacción, asegurándote de completar los campos obligatorios resaltados en amarillo (Ej: Fecha, cliente, ubicación, términos, moneda).
💡 Importante: Puedes indicar en el campo "Caja o banco" la cuenta en la que ingresó el pago de tu factura al contado. - Agrega los artículos o servicios vendidos, especificando los datos clave como:
🔹Descripción
🔹Cantidad
🔹Precio unitario
🔹Descuentos aplicables - Presiona el botón Grabar para registrar la factura en el sistema.
Acciones disponibles para facturas al contado
Una vez creada la factura al contado, podrás gestionarla y compartirla desde su maestra siguiendo estos pasos:
1. Dirígete al menú Transacciones > Ventas > Facturas al contado.
2. Busca la factura usando el campo de búsqueda rápida o ubicándola directamente en el listado.
3. Haz clic sobre el número de la factura para ingresar a su maestra.
4. Dentro de la maestra de la factura tendrás disponibles varias opciones:
- Editar para modificar algún dato antes de enviarla.
- Duplicar para pre cargar la misma información en una factura nueva.
- Imprimir la factura en un formato listo para entregar.
- Emitir N/C para registrar una nota de crédito asociada a esta factura.
- Editar para modificar algún dato antes de enviarla.
Cómo compartir las facturas a tus clientes
Tienes disponibles varias opciones para compartir tus facturas al contado desde la misma factura:
🔹Enviar E-mail: Esta opción te permitirá compartir el PDF de la factura al correo a tu cliente, y podrás agregar un mensaje personalizado o construirlo con las opciones que te ofrece AtIna nuestro asistente inteligente.
🔹Copiar link público: Al presionar esta opción, se copiará en tu portapapeles un link que podrás pegar y compartir por cualquier medio digital a tu cliente (WhatsApp, SMS, redes sociales, entre otros.). Desde allí, tu cliente podrá ver el PDF de su factura y toda la información asociada, y si haces algún cambio, esta información se actualizará automáticamente.
🔹Compartir por WhatsApp: Al hacer clic en este botón, podrás iniciar sesión en tu WhatsApp personal o empresarial y elegir el contacto al que enviarás el link público de la factura.
■ Portal de clientes:
- Es necesario que cuando crees el contacto asociado al cliente, cotejes las opciones "Permitir acceso al portal de clientes" y "Permitir acceso a información de ventas" que aparecen en la sección relacionada con el Portal de clientes.
- Si el contacto asociado al cliente ya tiene acceso al Portal de clientes, puede consultar e imprimir sus facturas desde allí.
Permisos requeridos para gestionar facturas al contado
Para crear y gestionar facturas al contado es necesario tener habilitado los permisos de esta funcionalidad en el módulo de "Ventas/Cuentas por cobrar".
Beneficios de emitir facturas al contado
✓ Asegura que el negocio reciba el pago en el mismo momento de la transacción.✓ Elimina el riesgo de impago al no existir cuentas por cobrar.
✓ Facilita la conciliación de ingresos y el control de caja o bancos en tiempo real.
✓ Acelera los procesos de venta al no requerir seguimiento de plazos de cobro.