Crea y comparte tus órdenes de compra

En Adm Cloud, la funcionalidad de órdenes de compra (OC) te permite crear y administrar los documentos que formalizan los acuerdos comerciales con tus proveedores, definiendo precios, cantidades, condiciones y fechas de entrega. Estas órdenes son esenciales para controlar el proceso de adquisición, garantizar la trazabilidad de cada compra y mantener una comunicación clara con tus proveedores.

Índice
¿Cómo registrar una orden de compra? 
  ■ Desde el menú de Órdenes de compra
  ■ Desde un archivo
  ■ Desde una solicitud de compra registrada
¿Cómo compartir tus órdenes de compra?
Funciones clave de las órdenes de compra
  1. Manejo de estados
  2. Control por priorización
  3. Generación de Factura y Recepción
  4. Reportes de órdenes de compra
Beneficios de gestionar órdenes de compra

¿Cómo registrar una orden de compra? 

Las órdenes de compra pueden crearse de distintas maneras según el flujo de trabajo de tu empresa:

■ Desde el menú de Órdenes de compra

1. Dirígete al menú Transacciones > Compras > Órdenes de compra.
2. Haz clic en el botón Nueva.
3. Indica la información de la orden, asegurándote de completar al menos los campos obligatorios resaltados en amarillo (como el proveedor, la ubicación, entre otros).
4. Agrega los artículos requeridos.
5. Presiona el botón Grabar para guardar la orden.

■ Desde un archivo

Si ya cuentas con una orden de compra en formato físico o digital, puedes agilizar el proceso con la opción inteligente de creación desde un archivo:

1. Dirígete al menú Transacciones > Compras > Órdenes de compra.
2. Haz clic en el botón Nueva desde archivo.
3. Selecciona el archivo correspondiente (PDF, imagen u otro formato compatible).
4. Adm Cloud leerá automáticamente el contenido y reconocerá datos clave como proveedor, artículos, cantidades, fecha, número de orden, entre otros.
5. El sistema completará automáticamente la información en la orden, permitiéndote revisarla y confirmar antes de grabar.
6. Presiona el botón Grabar para guardar la orden.

■ Desde una solicitud de compra registrada

1. Ingresa a la solicitud de compra previamente registrada (debe estar autorizada o deberás autorizarla si tienes los permisos necesarios).
2. Haz clic en el botón Registrar orden de compra.
3. Revisa los artículos incluidos y agrega otros si lo consideras necesario.
4. Selecciona los proveedores a los que se enviará la orden de compra.
5. Presiona el botón Grabar para registrar la orden.

¿Cómo compartir tus órdenes de compra?

Cuando tengas creada la orden de compra, podrás:

• Solicitar autorización al responsable correspondiente o autorizarla si tienes los permisos necesarios.
• Una vez autorizada, utiliza la opción Enviar correo ubicada en la parte superior de la pantalla para enviarla directamente al proveedor.
• El proveedor recibirá el documento con todos los detalles acordados, facilitando la confirmación y el seguimiento del pedido.

Funciones clave de las órdenes de compra

1. Manejo de estados:

• Estado de autorización: las OC pueden estar pendientes de autorización, autorizadas o rechazadas, garantizando un flujo de aprobación transparente.
  
  Puedes gestionar los estados de autorización desde la pantalla de consulta con los botones "Autorizar", "Rechazar" y "Marcar pendiente autorización".
• Estado de procesamiento: permite rastrear el progreso de la orden con opciones como “Pendiente de Recepción” y “Recibida”.
  
  Puedes gestionar los estados de procesamiento con los botones "Marcar recibido" y "Marcar pendiente de recepción".

2. Control por priorización:

Es posible asignar niveles de prioridad a cada orden: “Urgente”, “Alta”, “Media” o “Baja”. Esto facilita organizar y gestionar múltiples documentos.

3. Generación de Factura y Recepción:

• Desde la pantalla de consulta de la OC puedes generar la factura una vez completada la entrega, para ello podrás accionar el botón "Registrar factura".
• También puedes registrar la recepción de la mercancía o servicio, manteniendo control detallado del proceso. Para este proceso podrás presionar la opción "Recibir".

4. Reportes de órdenes de compra:

Las órdenes de compra están vinculadas a distintos reportes que te permiten dar seguimiento a su estado dentro del proceso de compras.

• Pendientes de recepción: En este reporte puedes visualizar las órdenes de compra autorizadas que aún no han sido recibidas. Puedes acceder de dos formas, desde la pantalla de consulta de la OC, haciendo clic en "Artículos por recibir" o siguiendo la ruta Reportes > Inventarios > Documentos pendientes de recepción.

• Pendientes de facturar: Este reporte muestra las órdenes de compra autorizadas que aún no han sido registradas como factura de proveedor o compra con recepción. Puedes acceder de dos formas, presionando el botón "Artículos por facturar" desde la pantalla de consulta de la OC o desde Reportes > Compras > Documentos pendientes de facturación.
• Órdenes de compra: Este reporte te permite consultar la información general de tus órdenes de compra, como número, fecha, proveedor y estado. Puedes acceder desde Reportes > Compras > Órdenes de compra.
• Órdenes de compra: Este reporte amplía la información de las órdenes de compra, mostrando el detalle de artículos, cantidades y precios. Puedes acceder desde Reportes > Compras > Órdenes de compra detallado.

Beneficios de gestionar órdenes de compra

✓ Mantener control organizado de las compras realizadas a tus proveedores
✓ Centralizar el seguimiento del estado de cada orden de compra
✓ Agilizar la comunicación y confirmación de pedidos con proveedores
✓ Facilitar la recepción de mercancía y la generación de facturas asociadas