La funcionalidad de Registro con AtIna agente de gastos permite cargar varios documentos de compra al mismo tiempo para que Atina los analice y complete automáticamente la información necesaria, agilizando su registro en Adm Cloud sin necesidad de ingresar los datos de forma manual.
Índice
¿Cómo acceder al agente de gastos?
Botones disponibles en la pantalla
¿Cómo funciona el análisis de Atina?
Campos y acciones por documento
¿Cómo registrar tus documentos?
Beneficios de usar Atina para el registro de compras
¿Cómo acceder al agente de gastos?
Puedes acceder a esta funcionalidad presionando la opción “Importar documentos” que aparece en el menú lateral izquierdo. Allí estará disponible la función “Registro con Atina agente de gastos”
También podrás utilizar la ruta Transacciones > Compras > Importación de documentos
Ambas opciones llevan a la misma pantalla.
Botones disponibles en la pantalla
Al ingresar a la pantalla del agente de gastos encontrarás los siguientes botones:
🔹Refrescar: actualiza la información del listado de documentos cargados.
🔹Cargar y asignar a agente: abre el selector de archivos para cargar las imágenes o documentos. Una vez cargados, Atina comienza automáticamente el análisis de cada uno.
🔹Registrar documentos seleccionados: registra de forma masiva todos los documentos que tengas seleccionados en el listado.
| 💡Puedes seleccionarlos individualmente con la casilla que aparece al inicio de cada uno, o usar la casilla Seleccionar todo para marcarlos todos a la vez. |
🔹Crear proveedor: abre el formulario para crear manualmente un nuevo proveedor en el sistema.
¿Cómo funciona el análisis de AtIna?
Al cargar uno o varios documentos, Atina inicia automáticamente un proceso de reconocimiento inteligente que generalmente sigue estos pasos:
- Identifica el tipo de archivo adjunto
- Lee la información de la imagen o documento
- Identifica el proveedor y lo selecciona; si no lo encuentra en el sistema, tratará de crearlo con los datos que identifique
- Analiza la información y obtiene los tipos de gasto para el registro
- Identifica los conceptos comprados y obtiene las cuentas contables correspondientes
- Obtiene los términos de pago
- Genera una descripción de los conceptos comprados (ej.: Compra de combustible)
- Obtiene y genera una vista previa del archivo adjunto
💡 Puedes consultar el estado del proceso de reconocimiento en cualquier momento presionando el botón Estado AtIna, disponible en la parte superior derecha de cada documento cargado.
Campos y acciones por documento
Al cargar un archivo, el sistema mostrará una sección individual para cada documento con campos y acciones disponibles:
Campos principales
Atina completará automáticamente los campos que reconozca durante su análisis. Puedes seguir el progreso del reconocimiento a través de la etiqueta que aparece junto al tipo de transacción, la cual va cambiando según la etapa en la que se encuentre:
🟣 Pendiente: el documento está en espera de ser procesado
🔵 En proceso: Atina está analizando el contenido del documento
🟢 Información reconocida: el análisis finalizó correctamente y los campos fueron completados
🔴 Error: el análisis no pudo completarse y será necesario ingresar la información de forma manual
Atina completará automáticamente los campos que reconozca durante su análisis. Podrás revisarlos, completarlos o editarlos antes de proceder con el registro. Los campos disponibles incluyen descripción, fecha, referencia, NCF, proveedor, reembolsar a, cuenta contable, tipo de gasto, monto de impuesto, retención, moneda, subtotal, entre otros.
El tipo de transacción (informe de gasto o factura de proveedor) también es definido por Atina por defecto, pero puedes modificarlo desde el campo desplegable en cualquier momento.
Acciones por documento
En la parte superior derecha de cada sección encontrarás los botones:
🔹Ver adjunto: muestra una vista previa del archivo o imagen cargada para que puedas comparar la información completada y agregar lo que haga falta.
🔹Estado Atina: muestra el flujo completo del proceso de reconocimiento realizado por Atina para ese documento.
🔹Eliminar: al presionarlo podrás confirmar la eliminación del documento adjunto para que no esté disponible para registro.
Además, en la parte inferior izquierda de cada sección encontrarás estos botones:
🔹Registro Rápido: ejecuta el registro del documento en el sistema si cuenta con los campos mínimos requeridos completados.
🔹Registro Detallado: abre en una nueva pestaña el formulario completo del tipo de transacción seleccionado (informe de gasto o factura de proveedor), donde podrás ingresar información más detallada antes de registrarlo.
¿Cómo registrar tus documentos?
Una vez Atina haya completado el análisis y hayas revisado o ajustado la información de cada documento, puedes registrarlos de dos formas:
🔹Uno a uno: presiona Registro Rápido en la sección de cada documento para registrarlo de forma individual.
🔹De forma masiva: coteja la casilla de los documentos que deseas registrar o usa Seleccionar todo, y presiona Registrar documentos seleccionados para procesarlos todos a la vez
Beneficios de usar Atina para el registro de compras
✓ Reduces el tiempo de registro al cargar varios documentos al mismo tiempo.
✓ Minimizas errores al aprovechar el reconocimiento inteligente de Atina.
✓ Tienes flexibilidad para hacer un Registro Rápido o uno más detallado según lo que necesites.
✓ Mantienes el control del proceso revisando y editando la información antes de registrar.