En Adm Cloud, la funcionalidad de facturas de proveedores te permite registrar y controlar las facturas recibidas por compras de artículos, bienes o servicios. Estas facturas son esenciales para reconocer obligaciones contables e impuestos, sin afectar el inventario hasta que la mercancía sea efectivamente recibida.
Con esta herramienta podrás mantener una gestión de compras organizada, asegurar la trazabilidad de tus gastos y optimizar el control financiero de tu empresa.
¿Cómo registrar una factura de proveedores?
Las facturas de proveedores pueden crearse de distintas maneras según el flujo de trabajo de tu empresa:
🔹Desde el menú de Facturas de proveedores
- Dirígete al menú Transacciones > Compras > Facturas de proveedores.
- Haz clic en el botón Nueva.
- Indica la información de la factura, asegurándote de completar los campos obligatorios resaltados en amarillo (como fecha, No. Factura, proveedor, términos, moneda).
- Agrega los artículos o servicios adquiridos, incluyendo cantidades, precios, impuestos, retenciones y cualquier otro dato relevante.
- Presiona el botón Grabar para guardar la transacción en el sistema.
🔹Desde un archivo
Si cuentas con una factura de proveedor en formato físico o digital, puedes agilizar el proceso con la opción inteligente de creación desde un archivo:
- Dirígete al menú Transacciones > Compras > Facturas de proveedores.
- Haz clic en el botón Nueva desde archivo.
- Selecciona el archivo correspondiente (PDF, imagen u otro formato compatible).
- Adm Cloud leerá automáticamente el contenido y reconocerá datos clave como proveedor, artículos, cantidades, fecha, número de factura, entre otros.
- El sistema completará automáticamente la información en la orden, permitiéndote revisarla y confirmar antes de grabar.
- Presiona el botón Grabar para guardar la factura en el sistema.
| 💡 Esta opción agiliza significativamente el registro de facturas, reduciendo errores manuales y tiempos de digitación. |
🔹Desde una orden de compra
- Ingresa a una orden de compra previamente registrada y autorizada.
- Haz clic en el botón Registrar factura.
- Revisa los artículos incluidos y agrega o ajusta información si es necesario.
- Presiona el botón Grabar para guardar la factura en el sistema.
| 💡 Esta integración permite mantener la trazabilidad entre la orden de compra, la recepción y la factura del proveedor. |
Beneficios de gestionar las facturas de proveedores
✓ Centraliza el control de gastos: Reúne todas las facturas en un mismo módulo, facilitando la revisión y auditoría.
✓ Aumenta la trazabilidad: Relaciona cada factura con su orden de compra y recepción correspondiente.
✓ Optimiza el control fiscal: Facilita la gestión de impuestos, retenciones y reportes como el 606.
✓ Agiliza la comunicación interna: Permite que los departamentos de compras y contabilidad trabajen de forma coordinada sobre la misma información.