La funcionalidad de documentos legales en Adm Cloud permite centralizar y gestionar de forma organizada todos los archivos legales de tu empresa en un solo lugar. Desde el sistema puedes cargar documentos de cualquier tipo, definir fechas de expiración, establecer días de preaviso para recibir recordatorios, indicar la entidad ante la cual se tramita cada documento y asignar un usuario responsable de su gestión.
Esta herramienta facilita el seguimiento oportuno de renovaciones y ayuda a mantener el cumplimiento legal de la empresa de manera controlada y eficiente.
Si no visualizas esta opción en tus maestras de contabilidad, puedes conocer cómo activarla en el artículo Habilitación de funciones beta en Adm Cloud.
Creación de documentos legales
Para crear un documento legal en el sistema, puedes seguir estos pasos:
- Dirígete a Maestras > Contabilidad General > Documentos legales.
- Haz clic en el botón “Nuevo”.
- Agrega el nombre del documento y el nombre de la institución a la que corresponde.
- De forma opcional puedes completar los siguientes campos:
■ Fecha de expiración
■ Días de preaviso para recibir recordatorio
■ Responsable principal de la renovación
■ Archivo del documento legal
■ Observaciones
Adicionalmente, tendrás disponible un campo para describir el procedimiento de renovación o incluir enlaces de referencia que faciliten el trámite. - Una vez completados los datos, presiona “Grabar” para guardar el documento en el sistema.
Activación de recordatorios de documentos por renovar
1. Habilita el panel de recordatorios en tu dashboard
Sigue estos pasos para agregar el panel de recordatorios a tu pantalla de Inicio:
🔹Dirígete a la pantalla de Inicio.
🔹Haz clic en la opción "Configurar", justo encima de tus gráficas.
🔹Ubica y coteja la opción Recordatorios.
🔹Presiona el botón "Guardar personalización" para aplicar los cambios.
Observa:
2. Agrega el recordatorio de documentos por renovar
Una vez habilitado el panel, personalízalo para recibir alertas de documentos legales por renovar, considerando los días de preaviso definidos en el sistema:
- Ubica el panel de “Recordatorios” en la pantalla de Inicio.
- Haz clic en “Personalizar”.
- Habilita la opción “Documentos legales por renovar” y márcala como “Importante”.
- Presiona el botón “Grabar” para aplicar los cambios.
A partir de este momento, el sistema te mostrará avisos anticipados cuando algún documento legal de tu empresa esté próximo a su fecha de expiración.
Beneficios de gestionar documentos legales en Adm Cloud
✓ Centraliza todos los documentos legales en un solo lugar.
✓ Reduce el riesgo de vencimientos no atendidos.
✓ Asigna responsables claros para cada trámite o renovación.
✓ Automatiza recordatorios según fechas y días de preaviso.
✓ Mejora el control y cumplimiento legal de la empresa.